Email tốt giúp người nhận hiểu bạn là ai, liên quan lớp nào, cần họ làm gì và khi nào. Lịch sự không đồng nghĩa với viết thật dài.
Subject có thể nhận diện ngay
Dùng mẫu: [Mã lớp/Môn] Việc cần trao đổi — Họ tên
Ví dụ:
[FIN201-A2] Xin xác nhận phạm vi bài giữa kỳ — Nguyễn An[CS101] Xin phép vắng buổi 18/09 — Trần Minh[Nhóm 04] Gửi bản sửa báo cáo — Lê Vy
Tránh subject “Thầy ơi”, “Gấp” hoặc bỏ trống.
Cấu trúc năm phần
- Lời chào đúng cách gọi mà lớp/trường sử dụng.
- Nhận diện: họ tên, mã sinh viên, lớp/môn nếu cần.
- Bối cảnh: một hoặc hai câu đủ để hiểu tình huống.
- Yêu cầu cụ thể: câu hỏi có thể trả lời hoặc hành động rõ.
- Cảm ơn và chữ ký.
Mẫu xin làm rõ bài tập
Tiêu đề: [MKT201-N03] Hỏi về định dạng báo cáo nhóm — Nguyễn An
Chào cô Mai,
Em là Nguyễn An, nhóm 03 lớp MKT201. Trong hướng dẫn trên LMS, phần phụ lục được ghi không tính vào số trang. Cô cho em xác nhận bảng khảo sát đầy đủ có thể đặt trong phụ lục hay cần nộp thành file riêng ạ?
Em cảm ơn cô.
Nguyễn An — MSSV …
Mẫu xin gia hạn có trách nhiệm
Nói sớm, nêu phần đã hoàn thành và đề xuất mốc mới cụ thể. Không cần kể quá nhiều thông tin riêng tư.
Em gặp [tình huống ngắn] nên tiến độ hiện tại bị ảnh hưởng. Em đã hoàn thành phần A và B, còn phần C cần thêm thời gian kiểm tra. Em xin phép được nộp trước 17:00 ngày 20/09 thay cho 18/09. Nếu không thể gia hạn, em sẽ nộp phần hiện có đúng hạn.
Giảng viên có thể từ chối; email rõ ràng không đảm bảo yêu cầu được chấp nhận.
Trước khi gửi
- Đọc lại đề cương/LMS xem câu trả lời đã có chưa.
- Kiểm tra đúng người nhận và attachment.
- Dùng email trường nếu quy định.
- Không gắn nhãn khẩn cấp nếu không thật sự khẩn.
- Gửi trong thời gian hợp lý, nhưng không kỳ vọng phản hồi ngay ngoài giờ.
- Nếu follow-up, chờ thời gian hợp lý và giữ cùng thread.
Email là một phần của công việc, không phải bài văn. Một yêu cầu dễ hiểu và dễ trả lời thể hiện sự tôn trọng tốt hơn nhiều dòng sáo rỗng.